Arsitektur Keseluruhan Sistem Vertex8

Vertex8 Platform

Operator	PT Hive Prime Wellness
Jumlah sistem	5 subdomain
Database	1 Supabase project bersama
Hosting	1 akun cPanel bersama
Bahasa	PHP (backend), Vue 3 (frontend)
Developer	Achmad Setya Surya Pamungkas

Vertex8 (HYROX Training Club, Serpong) menjalankan 5 sistem digital terpisah yang semuanya terhubung ke satu project Supabase yang sama dan di-hosting dalam satu akun cPanel yang sama. Ini penting dipahami: perubahan skema database di satu sistem bisa berdampak ke sistem lain, dan semua sistem berbagi data member/transaksi yang sama.

Daftar Isi

Diagram arsitektur
Tabel ringkasan 5 sistem
Prinsip penting yang perlu dipahami semua staff teknis

Diagram Arsitektur

graph TB SB[("Supabase
(1 project bersama)")] subgraph Publik JOIN["join.vertex8.co.id
Self-checkout & registrasi"] V8S["v8score.vertex8.co.id
V8 Real Assessment"] STAGE["stage.vertex8.co.id
Kompetisi HYROX"] end subgraph Internal DEV["dev.vertex8.co.id
ERP Staff"] end subgraph Member MEM["member.vertex8.co.id
Portal Member"] end JOIN --> SB V8S --> SB STAGE --> SB DEV --> SB MEM --> SB DEV -.->|kelola semua data| SB

Tabel Ringkasan 5 Sistem

#	Domain	Fungsi Utama	Pengguna
1	dev.vertex8.co.id	ERP internal — kelola member, transaksi, booking, badge/tier	Staff (Admin, Coach, Sales, Finance)
2	join.vertex8.co.id	Self-checkout publik — beli paket, drop-in, daftar member baru	Calon member & tamu umum
3	member.vertex8.co.id	Portal member — booking kelas, V8 Passport, voucher/miles	Member terdaftar (login OTP WA)
4	v8score.vertex8.co.id	Tes fitness assessment (funnel sales calon member)	Calon member, tim sales
5	stage.vertex8.co.id	Registrasi & operasional kompetisi HYROX	Peserta lomba, juri, staff venue

Prinsip Penting

Satu database, banyak pintu. Karena kelima sistem berbagi 1 Supabase project, mengubah struktur tabel (nama kolom, tipe data) di satu sistem berisiko mematahkan sistem lain yang membaca tabel sama. Selalu cek dulu apakah tabel yang mau diubah dipakai sistem lain sebelum melakukan perubahan skema.

Path config berbeda-beda per subdomain. Folder vertex8_config/ (isinya kredensial Supabase) letaknya di root akun cPanel, tapi jumlah "naik folder" (dirname(__DIR__, N)) yang dibutuhkan buat sampai ke situ BEDA-BEDA tergantung struktur nested subdomain di cPanel kamu. Jangan asal copy path dari satu subdomain ke subdomain lain — selalu diverifikasi dulu.

dev.vertex8.co.id — Sistem ERP

ERP Internal

Jenis	Staff-only, login wajib
Stack	PHP + PostgREST (Supabase)
Navigasi	Terpusat di `includes/nav_config.php`
Jumlah grup navigasi	11 grup
Jumlah sub-modul	~45 halaman

dev.vertex8.co.id adalah pusat kendali operasional Vertex8 — satu-satunya sistem yang dipakai staff internal (Admin, Coach, Sales, Finance) untuk mengelola member, transaksi, booking kelas, dan seluruh program loyalitas (V8 Passport). Semua modul didaftarkan lewat satu file konfigurasi navigasi terpusat (nav_config.php), jadi menambah modul baru cukup edit satu file untuk otomatis muncul di sidebar dan sistem izin akses.

Daftar Isi

Dashboard
Members
POS
Vouchers & Miles
Booking & Check-In
Finance
Settlements
TC (Training Center)
V8 Score
V8 Passport
CRM & Tools
Settings

1. Dashboard

Halaman pertama yang muncul setelah login — ringkasan angka operasional harian (member aktif, transaksi hari ini, kelas berjalan). Titik masuk, bukan modul kerja utama.

2. Members

Sub-halaman	Fungsi
`index.php`	Daftar & kelola data member (CRUD utama)
`rfid.php`	Assign/kelola kartu RFID member untuk check-in
`founder100.php`	Kelola status "Founder" (100 member pertama)
`prereg.php` / `prerenewed.php`	Pre-registrasi & pre-renewal (member yang daftar/perpanjang sebelum efektif berjalan)
`bulk_effective.php`	Set tanggal efektif massal (misal migrasi member lama)

Status Aktivasi Member

Setiap member punya kolom activation_status dengan 4 kemungkinan nilai:

stateDiagram-v2 [*] --> Active Active --> Freeze: Staff freeze manual Freeze --> Active: Unfreeze Active --> Expired: Paket habis, tidak diperpanjang Expired --> Active: Beli paket baru (renewal) Active --> Pending: Renewal baru diproses,
menunggu aktivasi Pending --> Active: Tanggal efektif tercapai

Freeze ≠ Expired. Freeze itu jeda sementara yang staff kontrol manual (misal member cuti/sakit), sedangkan Expired murni karena masa aktif paket habis. Badge "Always On Time" di V8 Passport spesifik mengecek riwayat Freeze, bukan Expired.

3. POS (Point of Sale)

Sub-halaman	Fungsi
`index.php`	Kasir utama — keranjang belanja, checkout, pilih metode bayar
`simple.php`	Versi ringkas kasir (transaksi cepat, item terbatas)
`products.php`	Kelola katalog produk yang dijual di kasir
`redemption.php`	Redeem produk pakai Miles/voucher (bukan bayar tunai)
`invoice_print.php`	Cetak/export invoice transaksi
`report.php`	Laporan penjualan POS

Alur Transaksi POS

graph LR A[Staff susun keranjang] --> B{Metode bayar} B -->|QRIS| C[Generate QRIS] C --> D[Webhook konfirmasi otomatis] B -->|Manual: Cash/Transfer/Debit| E[Transaksi status Pending] E --> F[Staff klik "Konfirmasi Pembayaran"
setelah uang beneran masuk] D --> G[Paket/voucher ter-grant ke member] F --> G

Transaksi non-QRIS SELALU mulai dari status Pending, dan paket/voucher BARU ter-grant ke member setelah staff eksplisit klik "Konfirmasi Pembayaran" — bukan otomatis begitu transaksi dibuat. Ini untuk mencegah kasir salah tandai "sudah lunas" padahal uang belum benar masuk.

Diskon Otomatis Berbasis Tier

Sejak fitur V8 Passport aktif, ada mekanisme opsional: jika toggle "Allow Auto Tier Discount" dinyalakan (lihat bagian V8 Passport), sistem otomatis memotong harga sesuai tier member — khusus untuk pembelian bundling, dideteksi dari keberadaan field periodDays di tiap item keranjang. Kalau ada satu saja item non-bundle di keranjang, diskon otomatis tidak berlaku sama sekali untuk transaksi itu.

4. Vouchers & Miles

Sub-halaman	Fungsi
`index.php`	Kelola katalog voucher (definisi: diskon %, kategori, syarat)
`bundles.php`	Kelola paket bundle (isi paket, harga, durasi hari)
`miles.php`	Kelola program Miles (poin loyalitas, produk redeem)
`wallet.php`	Lihat saldo voucher/miles per member (dompet member)

Voucher yang benar-benar dimiliki seorang member disimpan di tabel vertex8_memberinventory (terpisah dari katalog voucher vertex8_vouchers) — jadi katalog itu "produk yang bisa diberikan", sementara inventory adalah "apa yang sudah dimiliki member tertentu".

5. Booking & Check-In

Sub-halaman	Fungsi
`schedules.php`	Kelola jadwal kelas (tanggal, jam, coach, kapasitas)
`classes.php`	Kelola master data jenis kelas
`checkin.php`	Check-in member (scan RFID) ke kelas yang dibooking
`noshow.php`	Kelola penalti no-show (member booking tapi tidak datang)
`reviews.php`	Kelola feedback/review member atas kelas
`class_report.php`	Laporan kehadiran per kelas
`event_report.php`	Laporan kehadiran event khusus
`analytics.php`	Analitik booking (kelas favorit, jam ramai, dst)

Status Check-In

graph LR A[Member booking kelas] --> B["Status: Pre-Booked"] B --> C{Datang & scan RFID?} C -->|Ya, sebelum kelas selesai| D["Status: Valid"] C -->|Tidak, kelas sudah lewat| E[Kena penalti No-Show] E --> F[Tercatat di vertex8_noshowpenalty]

Kolom class_name di log check-in bisa berisi "Gate Access" — ini catatan tap RFID di pintu masuk gym, bukan check-in ke kelas tertentu. Modul manapun yang menghitung "jumlah check-in kelas" wajib mengecualikan baris ini.

6. Finance

Sub-halaman	Fungsi
`coa.php`	Chart of Accounts — struktur akun keuangan
`expenses.php`	Catat pengeluaran operasional
`pnl.php`	Laporan Profit & Loss
`settlement.php`	Rekonsiliasi settlement pembayaran (QRIS/gateway)

7. Settlements

Sub-halaman	Fungsi
`referral.php`	Kelola kode referral & komisi member yang mengajak member baru
`commission.php`	Kelola komisi sales/salesman
`report_member.php`	Laporan settlement per member

Kode referral tercatat di tabel vertex8_Referrals (kode dimiliki satu member), lalu setiap transaksi yang memakai kode itu tercatat di kolom referral_code pada vertex8_Transactions — dari situ komisi dihitung.

8. TC (Training Center)

Sub-halaman	Fungsi
`race.php`	Catat hasil race/kompetisi member (dipakai kriteria badge "Race Ready")
`bodycomp.php`	Catat pengukuran body composition (dipakai kriteria badge "Transformation")
`padel.php`	Kelola fasilitas & jadwal Padel
`achievement.php`	Kelola misi/achievement tambahan member

9. V8 Score

Panel admin untuk mengelola submission V8 Real Assessment (lihat dokumentasi lengkap di halaman v8score.vertex8.co.id) — lihat hasil kuis calon member dan kelola benchmark skor.

10. V8 Passport

Sub-halaman	Fungsi
Manage Badges	CRUD badge — nama, kategori, kriteria, poin, icon
Manage Tiers	Atur range persentase & benefit tiap tier
Member Progress	Cari member, lihat status badge, award/cabut manual, grant benefit tier

graph TD A[Member beraktivitas
check-in, transaksi] --> B[Badge Engine
cron harian jam 3 pagi] B --> C{Kriteria badge
terpenuhi?} C -->|Ya| D[Badge earned
+ notif WA 8x8] C -->|Tidak| E[Tetap locked] D --> F[Poin terkumpul] F --> G{Tier tercapai?} G -->|Ya| H[Staff grant benefit
manual via Member Progress] H --> I[Diskon: unlimited, generate kapan saja] H --> J[Miles/Bundle/Merch: sekali per tier,
checklist per-item terkunci]

Tier & Benefit

Tier	Range Poin	Diskon	Miles	Bundle
Hybrid Trainee	0–33%	5%	+250	—
Hybrid Athlete	34–66%	10%	+750	Season Pass 1 Bulan
Elite Athlete	67–100%	30%	+1500	Season Pass 3 Bulan

SOP: Menambah Badge Baru

Buka Manage Badges → + Badge Baru.
Isi Nama, Deskripsi, pilih Kategori (menentukan warna & ikon default).
Pilih Tipe: Milestone (permanen setelah diraih) atau Status (bisa hilang lagi kalau syaratnya tidak terpenuhi, misal "Always On Time").
Pilih Kriteria dari dropdown (25 jenis tersedia, dikelompokkan per kategori) — preview kalimat otomatis muncul untuk memastikan logikanya benar.
Isi Nilai Target dan Poin.
Upload icon (opsional) — PNG/SVG rasio 1:1, drag-drop langsung ke kotak upload.
Simpan. Badge otomatis mulai dihitung di run badge engine berikutnya (bukan real-time).

SOP: Grant Benefit Tier ke Member

Buka Member Progress, cari nama member.
Kartu "Tier Saat Ini" muncul menampilkan tier & persentase poin.
Untuk diskon: klik "Generate Voucher" — bisa berkali-kali kapan pun dibutuhkan.
Untuk Miles/Bundle/Merchandise: centang item yang mau diberikan (item yang sudah pernah diberikan otomatis terkunci), lalu klik "Grant Item Terpilih".
Untuk merchandise fisik: setelah di-grant sistem, serahkan barangnya secara manual ke member — sistem hanya mencatat status "eligible", tidak mengurus logistik fisik.

Diskon tier HANYA berlaku untuk pembelian bundling — di-enforce otomatis di level checkout (POS & join.vertex8.co.id), bukan sekadar aturan tertulis di SOP. Kalau ada item non-bundling di keranjang, transaksi ditolak sistem, bukan cuma diskonnya dibatalkan.

Notifikasi WA badge pakai 8x8 Connect resmi (bukan StarSender) — template harus di-approve dulu di 8x8 Connect sebelum dipakai, placeholder pakai format {{1}} {{2}} bukan {nama}. Ada kill-switch toggle terpisah untuk notif ini, default mati.

11. CRM & Tools

Sub-halaman	Fungsi
`whatsapp.php`	Broadcast WhatsApp ke daftar member/lead
`wiki.php`	Catatan internal tim (mirip dokumentasi mini di dalam ERP)
Free Class (`free_class/index.php`)	Kelola pendaftaran trial class gratis (funnel calon member)

Settings

Sub-halaman	Fungsi
`users.php`	Kelola akun staff & hak akses
`password.php`	Ubah password akun sendiri
`nav_catalog.php`	Referensi katalog navigasi (terhubung ke `nav_config.php`)
`highlight.php` / `landing.php`	Kelola konten landing page publik
`logs.php`	Log aktivitas staff di sistem
`wa_reports.php`	Laporan status pengiriman WhatsApp

Prinsip Navigasi

Semua menu di atas didaftarkan di satu file: includes/nav_config.php. Struktur registrasinya berbentuk array asosiatif per grup, tiap item berisi label, path file, dan (opsional) role yang diizinkan. Menambah modul baru = tambah satu baris di file ini, otomatis muncul di sidebar DAN masuk ke sistem checklist izin akses per role — tidak perlu edit dua tempat terpisah.

join.vertex8.co.id — Self-Checkout Publik

Self-Checkout

Jenis	Publik, tanpa login wajib
Payment gateway	iPay88 (QRIS)
Fungsi utama	Beli paket/drop-in/event, daftar member

join.vertex8.co.id adalah pintu masuk publik untuk siapa pun yang mau beli paket membership, drop-in class, atau event tanpa perlu login staff. Pembayaran diproses lewat iPay88 (QRIS), dan setiap transaksi disimpan sebagai status Pending dulu sampai webhook pembayaran mengonfirmasi.

Alur Checkout

sequenceDiagram participant U as Customer participant J as join.vertex8.co.id participant I as iPay88 participant W as Webhook participant DB as Supabase U->>J: Pilih item (bundle/produk/event) J->>DB: Simpan Transaksi (status Pending) J->>I: Request QRIS I-->>U: Tampilkan QR code U->>I: Scan & bayar I->>W: Callback pembayaran sukses W->>DB: Update status jadi Paid W->>DB: Aktifkan paket/booking member

Fitur Utama

Fitur	Keterangan
Registrasi & pembelian paket	Member baru daftar sekaligus beli bundle
Drop-in booking	Booking kelas satuan tanpa membership
Referral tracking	Kode referral tercatat di transaksi
Reviews publik	Testimoni member (rating 4–5 bintang) ditampilkan carousel
Auto tier discount	Diskon otomatis terpotong kalau member eligible & beli bundling (lihat V8 Passport)

Catatan Historis Penting

Bug _dropin_slots (sudah diperbaiki, tapi perlu diingat). Frontend sempat menyimpan data _dropin_slots di DALAM object item, padahal backend membacanya dari top-level payload. Efeknya: pembayaran sukses tapi booking tidak pernah ter-create, tanpa error apa pun (webhook baca data kosong lalu keluar diam-diam). Kalau menambah field baru ke payload checkout, selalu pastikan strukturnya top-level, bukan nested di dalam item.

Sistem ini TIDAK punya redeem voucher manual (beda dari POS) — satu-satunya cara member dapat diskon di sini adalah lewat sistem auto-discount berbasis tier.

member.vertex8.co.id — Portal Member

Portal Member

Jenis	Login khusus member (OTP WhatsApp)
Stack Frontend	Vue 3 (CDN, tanpa build step)
Fitur andalan	V8 Passport (badge & tier)

member.vertex8.co.id adalah portal self-service untuk member yang sudah terdaftar. Login memakai OTP lewat WhatsApp (8x8 Connect), lalu member bisa booking kelas, cek riwayat, redeem voucher/miles, dan — fitur paling baru — melihat V8 Passport mereka sendiri.

Navigasi Utama

Menu	Fungsi
Profile	Info member, status paket
Vouchers	Voucher & bundle yang dimiliki
Miles	Saldo Miles, redeem produk
Arena	Jadwal kelas (swipe) + My Bookings (digabung jadi satu tab dengan sub-navigasi)
Passport	Kartu identitas digital, badge, tier, benefit

V8 Passport — Tampilan Member

Halaman Passport menampilkan kartu identitas yang bisa di-swipe antar tier (preview tier yang belum tercapai muncul dengan overlay gembok), badge yang sudah/belum diraih, dan status klaim benefit (warna hijau = sudah diklaim, kuning = sudah eligible tapi menunggu staff proses).

graph TD A[Buka halaman Passport] --> B[Kartu identitas + carousel tier] B --> C[Swipe lihat tier lain] C --> D[Grid benefit tier yang sedang dilihat] D --> E{Status benefit} E -->|Hijau| F[Sudah diklaim] E -->|Kuning| G[Eligible, menunggu staff] E -->|Abu-abu| H[Tier belum tercapai] B --> I[Tombol Download Passport Card] I --> J[PNG kartu TIER ASLI member
bukan tier yang sedang di-preview]

Kartu yang di-download SELALU sesuai tier asli member, bukan tier yang sedang di-preview lewat swipe — ini memastikan member tidak bisa "curang" download kartu tier yang belum dicapai untuk dipamerkan di media sosial.

Otentikasi

Login memakai OTP WhatsApp lewat 8x8 Connect (bukan gateway tidak resmi). Sesi tersimpan di server, request API member selalu perlu memberId yang tervalidasi.

v8score.vertex8.co.id — V8 Real Assessment

Fitness Assessment

Jenis	Publik, funnel sales
Tujuan	Kuis fitness untuk calon member
Output	Radar chart, PDF score card, kirim via WA

v8score.vertex8.co.id adalah alat assessment fitness yang dipakai tim sales untuk menarik calon member — pengunjung mengisi kuis performa (lari, angkat beban, dst), lalu mendapat skor visual (radar chart) dan bisa "membuktikan" skornya dengan submit nama & nomor WhatsApp untuk dapat kartu skor resmi dalam bentuk PDF.

Metodologi Skoring

Skor dihitung dari 5 kategori yang saling overlap, masing-masing berbobot 20%:

Kategori	Bobot
Strength	20%
Cardio	20%
Functional	20%
Endurance	20%
Hybrid Engine	20%

Perhitungan pakai lookup band diskrit (bukan interpolasi linear) berdasarkan dokumen resmi coach "VERTEX PERFORMANCE TEST" — tabel skor terpisah untuk pria/wanita khusus kategori Run, Row, dan Pull-up.

graph LR A[Isi kuis performa] --> B[Scoring engine] B --> C[Lookup band diskrit
per kategori] C --> D[Radar chart 5 kategori] D --> E[Download Score Card PNG] D --> F["Prove Your Score"
submit nama + WA] F --> G[PDF resmi via TCPDF] G --> H[Kirim otomatis via 8x8 WA]

Integrasi ke ERP

Modul admin V8 Score ada di dev.vertex8.co.id (grup navigasi "V8 Score"), dipakai staff untuk melihat submission dan mengelola benchmark skor.

Path config subdomain ini nested berbeda — document root-nya ada di public_html/v8score.vertex8.co.id/ (di DALAM public_html utama, bukan sejajar), jadi jumlah "naik folder" ke vertex8_config/ beda dari subdomain lain. Selalu cek pesan error bootstrap.php yang menunjukkan path mana saja yang sudah dicoba, sebelum menambah path baru.

stage.vertex8.co.id — STAGE by VERTEX8

Platform Kompetisi HYROX

Jenis	Publik + Admin role-based
Payment	iPay88 (QRIS)
Role admin	Superuser, Judge Leader, Judge Member

STAGE by VERTEX8 adalah platform lengkap untuk menyelenggarakan kompetisi format HYROX (6 kategori, individu/tim) — mulai dari pendaftaran & pembayaran peserta, penjadwalan wave/heat, panel juri untuk penilaian real-time hari-H, leaderboard publik, sampai kartu finisher digital yang dikirim via WhatsApp.

Halaman Publik

Halaman	Fungsi
Landing Page	Video background, info 6 kategori kompetisi
Registrasi	Form individu/tim, QRIS iPay88, redeem Super Voucher
Card Hub	Akses kartu finisher lewat link WA hasil "Push Card Wave"
Operation (Check-in/Redeem/Status)	Scan QR staff untuk check-in & redeem add-on hari-H

Modul Operation sengaja publik tanpa PIN — ini keputusan sadar (bukan celah keamanan yang terlewat): halaman status peserta memang read-only, dan mutasi data (check-in, redeem) hanya terjadi dari device staff yang melakukan scan, bukan dari device customer. Jangan "diperbaiki" jadi butuh login tanpa berdiskusi dulu — itu bisa mematahkan alur operasional hari-H.

Panel Admin (Role-Based)

Modul	Fungsi	Role Minimum
Dashboard	Ringkasan angka kompetisi	Superuser
Events / Categories	Kelola event & kategori lomba	Superuser
Race Scheduler	Atur wave/heat, party code wajib, wave locking	Superuser
Judge Dashboard	Input skor/waktu real-time, stop per-tim	Judge Leader / Judge Member
TV Dashboard	Pengaturan tampilan leaderboard layar venue	Superuser
Finisher Card Settings	Kustomisasi desain kartu finisher	Superuser
Transactions / Report	Monitoring pembayaran, export data peserta	Superuser

Alur Hari-H

sequenceDiagram participant P as Peserta participant S as Staff (scan) participant J as Judge Dashboard participant TV as TV Dashboard P->>S: Datang, tunjukkan QR tiket S->>S: Scan check-in P->>J: Mulai wave/heat J->>J: Judge input waktu/skor per tim J->>TV: Leaderboard update real-time P->>S: Selesai, redeem add-on (kalau ada) Note over P: Kartu finisher terkirim via WA
setelah "Push Card Wave"

Catatan Teknis Penting

Wave locking: begitu sebuah wave sudah dimulai lewat Judge Board, jadwalnya terkunci (read-only) — tidak bisa diedit sembarangan untuk mencegah kekacauan data di tengah lomba.
Penilaian per-tim: satu klik di Judge Dashboard menghentikan waktu SEMUA anggota tim sekaligus dengan waktu selesai yang identik.
Notifikasi WA resmi (wave_assignment_reminder) pakai template 8x8 Connect yang sudah di-approve, kategori Utility, dengan attachment dokumen (PDF) dan tombol "Visit Website".

V E R T E X 8 · INTERNAL DOCS

Arsitektur Keseluruhan Sistem Vertex8

Diagram Arsitektur

Tabel Ringkasan 5 Sistem

Prinsip Penting

dev.vertex8.co.id — Sistem ERP

1. Dashboard

2. Members

Status Aktivasi Member

3. POS (Point of Sale)

Alur Transaksi POS

Diskon Otomatis Berbasis Tier

4. Vouchers & Miles

5. Booking & Check-In

Status Check-In

6. Finance

7. Settlements

8. TC (Training Center)

9. V8 Score

10. V8 Passport

Tier & Benefit

SOP: Menambah Badge Baru

SOP: Grant Benefit Tier ke Member

11. CRM & Tools

Settings

Prinsip Navigasi

join.vertex8.co.id — Self-Checkout Publik

Alur Checkout

Fitur Utama

Catatan Historis Penting

member.vertex8.co.id — Portal Member

Navigasi Utama

V8 Passport — Tampilan Member

Otentikasi

v8score.vertex8.co.id — V8 Real Assessment

Metodologi Skoring

Integrasi ke ERP

stage.vertex8.co.id — STAGE by VERTEX8

Halaman Publik

Panel Admin (Role-Based)

Alur Hari-H

Catatan Teknis Penting